Convention Policies

Abunai! 2020 Convention Policies

Structurally ignoring our policies will not be tolerated. The organisation may choose to remove you from the convention site if you fail to comply with our convention policies.

These rules

  • These rules are subject to change without prior notice.
  • You can always find the latest version of these rules on our website.

General

  • Stichting Abunai! and those employed by Stichting Abunai! are not liable for costs and damage caused to visitor and / or goods during or in relation to the convention.
  • All events on the schedule are without any reservation. The organisation has the right to alter the program.
  • You are required to wear your visitor band at all times. Do not take your band off during the entire convention. If you do not have an intact band you will be denied access to the video rooms, Game Room, Dealer Room and event rooms.
  • You are not allowed to bring food or drinks into the video rooms, Game Room, Dealer Room or the event rooms. Dealers are allowed to eat or drink behind their stands and event hosts are allowed to drink during lectures or workshops.
  • It is not permitted to have external suppliers (i.e. local restaurants, takeaways, and fast food chains) deliver food and drinks onto the NH Koningshof grounds.
  • Do not litter. Throw your trash into a trash bin or take it with you to dispose of it at home, but do not leave it on the convention floor.
  • Follow the directions of staff, stewards and gophers. In all situations they have the final say and their decisions cannot be taken into question.
  • You must be able to identify yourself with a proper means of identification in order to enter the convention site. This can be any form of legal identification.
  • Pets are not allowed on the convention grounds, unless it is an official assistance dog. Please contact the staff beforehand so we can hand out a permit.
  • The Abunai! Foundation treats all registration data as confidential. We will not release this information to third parties unless given explicit permission, in accordance with the Wet Bescherming Persoonsgegevens (zie http://www.cbpweb.nl). By completing your registration you give the Abunai! Foundation permission to look into your given data. The only exception is when we explicitly need to share your personal data to correctly handle your registration, for example when you purchased products from third parties through our website. We also preserve the right to share a person’s personal data with our partners such as NH Hotel if they do not observe our partner’s house rules.
  • Purposely changing or falsifying information given by Abunai! is prohibited and punishable by Dutch Law (Wetboek van Strafrecht Art. 225). If we catch a person committing or assisting this crime we will ban them from the convention for at least a year, with no restitution possible.
  • Reselling your ticket or part of your ticket is allowed if you sell your ticket for the rate we charge or less. If tickets are being sold for a higher price Abunai! reserves the right to annul these tickets with no refund possible. Abunai! is in no way responsible for any agreements made between the reseller and buyer, including transferring the ticket or the payment.
  • The Abunai! Staff has the right to remove a person from the convention if they are in violation of our house rules, the house rules of our partners, depending on the severity of the violation, or in other situations where this is deemed necessary. This will be judged per case. The Abunai! Staff has the right to remove a person from the convention without clarification as to why they are removed.
  • A first aid post is available at the convention site. You can visit for small matters such as pain killers or band aids, but also for urgent matters. Be sure to always follow the instructions given by our staff and the aid organisation. We recommend you stay calm and contact security or the organisation as soon as possible if any calamities may occur.
  • It is not permitted to actively distribute flyers, recruit or publicly proclaim without the explicit written permission of the Abunai! Foundation obtained at least 14 working days in advance of the convention. This applies to matters both commercial and non-commercial. Dealers and event holders are permitted to fly passively,  i.e. to put flyers on their own table or to distribute them directly at their stand.
  • In situations not covered by the house rules, the organisation will decide on a possible course of action. The organisation’s decision is final.
  • If you have any questions about the rules, please visit our Infodesk.

Behaviour

  • It is not permitted to be at the convention site while under the influence of drugs or alcohol or while in the possession of any narcotics. If we find you drunk or high you will evicted from the convention site and police may be called.
  • The Dutch legal age for alcohol will naturally be upheld at Abunai!. In case of doubt you will be asked for legal identification. In case of doubt the decision of the Abunai! staff and/or NH Hotels is final.
  • Smoking is prohibited on the entire convention site except for the smoking area near the info desk.
  • Think of your fellow visitors and do not bother them with excessive sound or body odors.
  • Please be respectful to your fellow visitors and do not engage in physical contact with them without their permission.
  • Theft and violence will not be tolerated and will always be reported to the police.
  • The Abunai! foundation is in no way responsible if these house rules are not observed.

Bags

  • You are allowed to carry around (up to medium sized) bags at the convention site. This includes video rooms, Game Room, Dealer Room and event rooms, unless explicitly noted otherwise.
  • You have to keep your bag with you, or bring it to the cloakroom if you don’t need it.
  • Unattended bags will be brought to the cloakroom, where they can be picked up by their rightful owners. If there is any doubt about the ownership of the bag, you will be asked if we can use the bag’s content to verify your identity.
  • Your bag may not hinder the other visitors in any way. Stewards or staff members decide when a bag has to be brought to the cloakroom.

Laptops, PDAs and mobile phones

  • You are not allowed to use laptops in the video rooms, Game Room, Dealer Room or event rooms unless explicitly stated otherwise. Exceptions will be included in the event description in the convention booklet.
  • You are not allowed to use mobile phones, or PDAs in the video room and during events in the event rooms. Mobile phones should also be turned off or put to silent mode in these places.
  • Dealers are allowed to use a laptop on their stand and event hosts are allowed to use a laptop in a lecture or a workshop.
  • You are allowed to use laptops, PDAs and mobile phones on the rest of the convention site.
  • You are not allowed to present any video or audio material without permission from the rightful owners.

Cosplaying

  • Metal is only allowed to be used in a decorative manner, and should not be the base material of any cosplay prop or costume. Wood, foam and other light materials are allowed normally, keeping in mind the other rules that apply.
  • Cosplay weapons may not resemble genuine weapons in shape or size, it has to be clear that they are fake weapons. Obviously fake colors do not remove this restriction, it is the shape and the size that are important.
  • Cosplay weapons have to be safe. Sharp edges and points are not allowed.
  • You are not allowed to swing cosplay weapons, or make any other dangerous maneuvers with them anywhere on the convention site. Exceptions can be made for the cosplay competition as long as the props are handled in a controlled manner.
  • Cosplay props may not hinder other visitors in any way. This is mostly a restriction in size and dimensions. There are no strict guidelines, this will be judged by staff and stewards. Obstructive cosplaying props have to be kept in the cloakroom and can only be used at the cosplay competitions.
  • Cosplay props have to be kept with you at all times, or have to be brought to the cloakroom.
  • Cosplay props found without an owner will be brought to the cloakroom, where they can be picked up by their rightful owners. You will be asked questions about the item to confirm it belongs to you.
  • The organisation has the right to ask you to change your costume or deny you entry when your costume is deemed inappropriate or in violation of Dutch law.

Photos and film

  • You are not allowed to photograph or film in the video rooms and the Game Room.
  • When photographing or filming any specific person, you will have to ask this person for permission.
  • No photographic or film material may be published without the permission of Stichting Abunai!.
  • No photographic or film material may be published on media outlets with a profit objective. This includes for example (but is not limited to) publishing photos on a pay per view website.
  • You are allowed to take photographs during our shows. However during these events you are not allowed to use a flash.
  • At all other locations you are allowed to take photographs and film at Abunai!.
  • You will need explicit permission from the Abunai! Foundation to acquire photographic or film material by use of a drone.
  • The Abunai! foundation maintains the right to use photographic or film material made at the convention for promotional purposes.

At the hotel

  • When residing at the hotel grounds, the house rules of NH Koningshof will apply at all times. Their house rules can be requested at NH Hotels.

    Abunai! 2020 Huisregels

    Het structureel negeren van onze huisregels wordt niet getolereerd. Bij overtreding van de huisregels kan de organisatie beslissen tot ontzegging van toegang tot de conventie.

    Deze regels

    • Deze regels kunnen aangepast worden zonder voorafgaande mededeling.
    • De meest recente versie van deze regels kan altijd gevonden worden op onze website.

    Algemeen

    • Stichting Abunai! dan wel de personen hiervoor werkzaam, kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor enig letsel en / of materiële schade, die bezoekers van het evenement kunnen ondervinden.
    • Het programma is onder voorbehoud. De organisatie behoudt zich het recht voor het programma te wijzigen.
    • Je moet je bezoekersbandje altijd om hebben. Het is niet toegestaan om gedurende de conventie je bandje af te doen. Zonder een onbeschadigd bandje zal je de toegang worden ontzegd tot de videozalen, Game Room, Dealer Room en eventzalen.
    • Het is niet toegestaan om eten of drinken mee te nemen in de videozalen, Game Room, eventzalen of de Dealer Room. Het is dealers achter hun stand, en eventhouders in de eventzalen, wel toegestaan om te eten en te drinken.
    • Het is niet toegestaan om externe leveranciers (incl. restaurants en fastfoodketens in de omgeving) eten en drinken te laten bezorgen op het terrein van NH Koningshof.
    • Laat geen troep achter. Gooi je afval in een vuilnisbak of neem het mee naar huis, maar laat het niet op het conventieterrein achter.
    • Aanwijzingen en instructies van de staf, stewards en gophers dienen ten alle tijden te worden opgevolgd. In elke situatie hebben zij het laatste woord en zal er geen discussie mogelijk zijn over hun besluit.
    • Je moet in staat zijn om jezelf te kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs voordat je de conventie op mag. Dit kan steekproefsgewijs worden gecontroleerd.
    • Huisdieren zijn niet toegestaan op het conventieterrein, tenzij het om een officiële hulphond gaat. Neem voor de conventie contact op met ons op indien dit nodig is, zodat we een ontheffing kunnen geven.
    • Stichting Abunai! beschouwt alle registratiegegevens als vertrouwelijk en zal deze informatie niet aan derden prijsgeven zonder uitdrukkelijke toestemming van de registrant, in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (zie http://www.cbpweb.nl). Met het afronden van je  registratie geef je Stichting Abunai! toestemming om deze gegevens in te zien. De enige uitzonderingen op deze regel zijn wanneer het delen van persoonsgegevens expliciet nodig is voor het correct afhandelen van je registratie, bijvoorbeeld als je producten van derden via onze site hebt gekocht en NH Hotels voor het boeken van je kamer. Ook als er voor wat voor reden de huisregels van onze partners (bijvoorbeeld NH Hotels) overtreden  worden, behouden wij ons het recht om persoonsinformatie van de overtreder te verstrekken.
    • Het opzettelijk aanpassen of vervalsen van informatie welke door Abunai! verstrekt wordt is niet toegestaan en is strafbaar onder de Nederlandse wet (Wetboek van Strafrecht Art. 225). Wanneer een persoon betrapt wordt op deze strafbare feiten of het assisteren bij deze strafbare feiten zal deze persoon de toegang tot de conventie worden ontzegt voor minimaal een jaar zonder het recht op teruggave van kosten.
    • Het doorverkopen van tickets of onderdelen hiervan is toegestaan indien de Abunai! prijs of minder gevraagd wordt. Indien er tickets tegen een hogere prijs te koop aangeboden worden behoudt Abunai het recht deze te annuleren zonder teruggave van kosten. Bij het doorverkopen van tickets zal Abunai alleen de middelen beschikbaar stellen om dit proces te doorlopen maar zal op geen enkele manier verantwoordelijk zijn voor de overdracht van de tickets of de betaling ervan tussen derden.
    • De organisatie van Abunai! houdt zich het recht voor om een persoon van de conventie te verwijderen indien deze in overtreding is van onze huisregels of die van onze partners. De beslissing om dit te doen zal per situatie worden overwogen naargelang de ernst van de overtreding. De organisatie behoudt zich het recht om iemand te verwijderen zonder opgave van reden.
    • Op de conventie is een EHBO-post aanwezig. Hier kun je terecht voor kleine dingen, zoals paracetamol of een pleister maar ook in ernstige gevallen. Volg ten alle tijde de instructies op van onze medewerkers en hulpverlenende instanties. Bij eventuele calamiteiten adviseren we je rustig te blijven en contact op te nemen met de beveiliging of de organisatie.
    • Het is niet toegestaan om actief te flyeren, werven, of the verkondigen zonder expliciete schriftelijke toestemming van de Stichting Abunai!, verkregen minimaal 14 werkdagen voor het evenement plaatsvindt. Dit geldt voor zowel commerciële zaken als zaken van een niet-commerciële aard. Voor dealers en evenementhouders is het wel toegestaan passief te flyeren, zijnde flyers op hun eigen tafels te leggen of direct aan hun stand uitdelen.
    • In situaties waar de huisregels niet in voorzien, beslist de organisatie over mogelijk te nemen maatregelen. De beslissing van de organisatie is hier bindend.
    • Mocht je vragen hebben over de huisregels, dan kun je terecht bij de Infodesk.

    Gedrag

    • Het is niet toegestaan om op het conventieterrein te zijn terwijl je onder de invloed van alcohol of drugs bent. Indien dit wordt geconstateerd zal je van het terrein worden verwijderd en kan eventueel de politie worden ingeschakeld.
    • De leeftijdsgrens voor alcohol zal uiteraard ook op Abunai! worden gerespecteerd. Bij twijfel dien je een geldig legitimatiebewijs te kunnen tonen. Bij twijfel hebben medewerkers van Stichting Abunai! en/of NH Hotel het laatste woord.
    • Het is niet toegestaan om in het bezit te zijn van verboden middelen en/of drugs. Indien deze worden aangetroffen zullen ze worden ingenomen en zal je de van de conventie worden verwijderd.
    • Roken is op het hele conventieterrein niet toegestaan met uitzondering van het rookgebied in de buurt van de infobalie.
    • Denk aan je medebezoekers en val ze niet lastig met overmatig geluid of lichaamsgeur.
    • Respecteer je medebezoekers en ga geen fysiek contact aan zonder toestemming van de ander.
    • Diefstal en geweld worden niet getolereerd en zullen altijd bij de politie worden gemeld.
    • Stichting Abunai! is op geen enkele manier aansprakelijk wanneer de huisregels niet worden nageleefd.

    Tassen

    • Je mag (tot normaal formaat) tassen op de conventie bij je dragen. Dit geldt ook voor de Dealer Room en de eventzalen, tenzij expliciet anders vermeld.
    • Je behoort altijd je tas bij je te houden, mocht je je tas niet nodig hebben dan verzoeken we je deze naar de garderobe te brengen.
    • Tassen die op het conventieterrein worden gevonden, zullen naar de garderobe worden gebracht, alwaar ze door de eigenaar kunnen worden opgehaald. Om te controleren dat je echt de rechtmatige eigenaar bent, zullen we je vragen stellen over de tas. Dit kan betekenen dat we de inhoud van de tas gebruiken om de identiteit van de bezitter te bevestigen. Tassen die na de conventie nog aanwezig zijn zullen bij de gevonden voorwerpen van de gemeente Veldhoven worden ingeleverd.
    • Je tas mag op geen manier overlast veroorzaken voor andere bezoekers. Er is hier geen strikte maatstaf voor. Stewards of staf kunnen besluiten of een tas naar de garderobe zal moeten worden gebracht.

    Laptops, PDA’s en mobiele telefoons

    • Het is niet toegestaan om een laptop te gebruiken in de videozalen, Game Room, Dealerroom of eventzalen, tenzij expliciet anders aangegeven. Uitzonderingen staan aangegeven bij de eventomschrijving in het conventieboekje.
    • Het is niet toegestaan om PDA’s of telefoons in de videozalen of tijdens evenementen in de eventzalen te gebruiken. Mobiele telefoons behoren hier ook op uit of stil te worden gezet.
    • Het is dealers en eventhouders toegestaan om een laptop te gebruiken achter een stand of tijdens hun evenement.
    • Op de rest van het conventieterrein is het wel toegestaan om laptops, PDA’s en mobiele telefoons te gebruiken tenzij expliciet anders vermeld.
    • Het is niet toegestaan om beeld- of geluidsmateriaal te vertonen zonder toestemming van de rechtmatige eigenaar.

    Cosplay

    • Metaal is alleen toegestaan ter decoratie en mag nooit het hoofdmateriaal zijn van een cosplayprop of -kostuum. Hout, schuim en andere lichte materialen zijn wel toegestaan, rekening houdend met onderstaande regels.
    • Cosplaywapens mogen niet op een echt wapen lijken in vorm of formaat. Het moet duidelijk zijn dat het nepwapens zijn. Nepkleuren, ook als ze overduidelijk ‘nep’ zijn, halen deze restrictie niet weg. Het is de vorm en het formaat wat ertoe doet.
    • Cosplaywapens moeten veilig zijn. Scherpe punten of randen zijn niet toegestaan.
    • Het is niet toegestaan om te zwaaien of andere gevaarlijke handelingen uit te voeren met cosplaywapens. Uitzonderingen hierop kunnen gemaakt worden tijdens de cosplaycompetities zolang dit op een gecontroleerde manier gedaan wordt.
    • Cosplayprops mogen op geen manier andere bezoekers hinderen. Het gaat hierbij vooral om het formaat.  Er is hier geen strikte maatstaf voor. Stewards of staf kunnen besluiten of een prop naar de garderobe zal moeten worden gebracht. Deze mag dan alleen voor de competities worden gebruikt.
    • Je behoort altijd je cosplayprops bij je te houden of achter te laten in de garderobe.
    • Cosplayprops die op het conventieterrein worden gevonden, zullen naar de garderobe worden gebracht, alwaar ze door de eigenaar kunnen worden opgehaald. Om te controleren dat je echt de rechtmatige eigenaar bent, zullen we je vragen stellen over het onderdeel.
    • De organisatie heeft het recht van bezoekers te verlangen dat ze zich omkleden of toegang te weigeren indien een kostuum ongepast of in strijd met de wet wordt bevonden.

    Foto’s en film

    • Het is niet toegestaan om foto’s te maken of te filmen in de videozalen en Game Room.
    • Voordat je een foto maakt van een persoon, moet je hem of haar toestemming vragen.
    • Het is niet toegestaan om beeld- of audiomateriaal te publiceren zonder toestemming van Stichting Abunai!
    • Beeld- of audio-materiaal mag niet worden gepubliceerd op mediakanalen met een winstoogmerk. Dit houdt bijvoorbeeld in (maar is niet beperkt tot) het plaatsen van foto’s op betaalde websites.
    • Het is bij een aantal van onze shows toegestaan om foto’s te maken, echter alleen zonder flits.
    • Op de rest van het conventieterrein is het wel toegestaan om foto’s en video te maken, tenzij expliciet anders vermeld.
    • Het is niet toegestaan om zonder nadrukkelijke toestemming van Abunai! beeld- of audiomateriaal te verzamelen door middel van het gebruik van drones.
    • Stichting Abunai! behoudt te allen tijde het recht om beeld of audiomateriaal te gebruiken voor promotionele doeleinden.

    Het Hotel

    • Tijdens het verblijf in NH Koningshof zullen ten allen tijde hun huisregels van toepassing zijn. Deze zijn bij het NH Hotel op te vragen.